AKUNTANSI UNTUK UKM: MEMBUAT BUKTI PENCATATAN

Bisakah Anda membayangkan proses pencatatan akuntansi berjalalan tanpa adanya bukti-bukti proses pencatatan?

Selayaknya sebuah proses yang harus bisa dipertanggung-jawabkan, akuntansi membutuhkan bukti-bukti yang bisa mendasari berbagai pencatatan tersebut.

Terlebih lagi, sebagai sebuah bentuk laporan keuangan nantinya, proses akuntansi merupakan proses yang melibatkan berbagai bagian (jika dalam perusahaan besar). Dengan demikian setidaknya masing-masing bagian memegang bukti-bukti tersebut sebagai bagian dari proses komunikasi dalam perusahaannya.

Dalam bisnis rumahan, Anda juga harus menerapkan sistem semacam ini. Pencatatan hingga pelaporan keuangan bisnis Anda akan bisa lebih terpercaya dan dijadikan rujukan jika pembuatannya didasarkan pada bukti-bukti.

Jika bisnis Anda mengeluarkan sebuah bukti transaksi maka disebut bukti intern, sedangkan jika bukti-bukti yang diterima di luar bisnis (perusahaan) Anda akan disebut bukti ekstern.

Bukti yang sedari tadi dijelaskan di bagian ini bukanlah bukti yang asal catat. Dalam akuntansi dikenal sifat-sifat bukti yang harus ada di dalamnya. Tanpa mengandung sifat ini bukti tersebut tidak sah. Adapun sifat tersebut adalah:

1. Memberikan Keterangan Sifat Transaksi

Hal ini akan menunjuk pada jenis transaksi apa yang dibuktikan dalam catatan tersebut, apakah pembayaran utang atau penerimaan lainnya.

2. Menyebutkan Pihak-pihak yang Terlibat

Sebagai sebuah proses yang melibatkan banyak pihak lain, selain bisnis Anda, harus dijelaskan siapa saja yang ikut terlibat dalam transaksi tersebut. Subyek ini akan menentukan juga transaksi selanjutnya.

3. Mencantumkan Jenis Barang/Jasa yang ada dalam Transaksi

Dengan mencantumkan barang/jasa yang dimaksud, dimungkinkan tidak terjadi transaksi dua kali untuk mengurusi satu hal yang sama. Keteledoran ini akan menghasilkan tidak sesuainya sistem akuntansi yang Anda buat.

4. Menyebutkan Tanggal Transaksi

Hal ini merupakan hal kecil yang seringkali terlupakan dalam proses pembuatan catatan. Padahal bagaimana mungkin Anda bisa melakukan pencatatan yang kronologis jika bukti pencatatannya tidak mencantumkan tanggal.

Dengan memahami prinsip-prinsip penulisan bukti transaksi di atas, Anda bisa mulai mengeluarkan ataupun menerima berbagai bukti tersebut sebagai bahan proses pembukuan bisnis rumahan Anda.

Berikut adalah beberapa contoh bukti transaksi yang mungkin sebagian sudah Anda ketahui karena sering digunakan, yakni:

1. Kuitansi

Merupakan surat tanda bukti pembayaran sejumlah uang yang dibuat oleh pihak penerima uang untuk sebuah transaksi. Biasanya untuk jumlah uang tertentu yang ditulis dalam kuitansi disertakan juga materai. Besarnya ini bervariasi tergantung jumlah uangnya.

Pengeluaran kuitansi dijaga dalam buku kuitansi. Ada dua bagian yang terdapat dalam buku itu. Bagian sebelah kanan disobek dan diberikan pada pemberi uang sementara yang kiri diterima sebagai arsip penerimaan uang. Selain itu ada juga cara tembusan, artinya bukti ini juga diberikan kepada pihak-pihak lain yang berkepentingan.

2. Nota

Nota dimaksudkan sebagai bukti transaksi antara penjual eceran dan pembeli. Nota ini paling sering kita temui jika kita belanja di swalayan atau toko-toko tertentu. Bagi pembeli itulah bukti pngeluaran uang. Agak berbeda dengan kuintansi, nota dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada pembeli sedangkan rangkap kedua disimpan penjual.

3. Cek

Untuk pembayaran jumlah yang besar biasanya pembayaran menggunakan cek. Cek ini adalah semacam surat perintah kepada bank untuk memberikan sejumlah uang tertentu kepada seseorang. Biasanya nama orang tersebut ditulis di dalam cek. Namun jika nama tersebut kosong atau tidak diisi maka cek bisa diuangkan oleh siapapun yang membawanya. Hampir sama dengan kuitansi juga, cek menggunakan dua bagian kiri dan kanan. Bagian kiri yang merupakan arsip disebut sus cek dan disimpan sebagai arsip.

4. Bon

Selain nota ada bentuk bukti lain yang disebut bon. Berbeda dengan nota, bon dibuat sendiri oleh pembeli dan bisa dijadikan bukti pengeluaran. Misalnya Anda membeli deterjen untuk usaha laundry Anda, pada saat itu Anda bisa mengeluarkan bon pembelian sebagai bukti pencatatan.

5. Faktur

Pembelian-pembelian kredit bisa dilakukan dengan mengeluarkan bukti faktur ini. Singkatnya faktur adalah perhitungan penjualan dengan perhitungan pembayaran kemudian. Pembuatan faktur biasanya dilakukan rangkap tiga. Salinan pertama berwarna putih dan diserahkan kepada pembeli. Salinan kedua disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan di kemudian hari. Sementara itu salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur. Sebagai sebuah kelengkapan penagihan faktur biasanya dilengkapi dengan alamat pembeli dan dicantumkan kata-kata.

Debet kepada yang artinya berutang kepada. Misalnya: Salon Cantik debet kepada Toko Kosmetik BEAUTY. Artinya, salon cantik akan memberikan pembayaran atas pembelian kreditnya kepada Toko Kosmetik BEAUTY.

Disarikan dari buku: Akuntansi untuk UKM, Penulis: Anak Suryo, Hal:30-34.

Konsultasikan keluhan keuangan bisnis anda pada kami, siap membantu apapun kendala keuangan anda. Kami menyediakan berbagai macam jasa keuangan diantaranya :

1. Jasa Pembukuan dan Jasa Akuntansi /Accounting Services
2. Jasa Penyusunan Laporan Keuangan 
3. Jasa Audit/ Atestasi/ AUP (Rekanan Kantor Akuntan Publik Terdaftar)
4. Jasa Konsultasi Manajemen & Keuangan/ Financial Management Services
5. Jasa Konsultasi Perpajakan/ Tax Services
6. Penjualan Software Accounting & Kasir (POS) Offline dan Online
7. Jasa Pelatihan (Training Akuntansi dan Software Akuntansi/ Kasir)

KANTOR KONSULTAN KEUANGAN PEKANBARU
KANTOR JASA AKUNTANSI PEKANBARU
KANTOR KONSULTAN PAJAK PEKANBARU
KANTOR AKUNTAN PUBLIK PEKANBARU
KONSULTAN KEUANGAN PEKANBARU
KONSULTAN PAJAK PEKANBARU
SOFTWARE AKUNTANSI PEKANBARU
SOFTWARE ACCOUNTING PEKANBARU
SOFTWARE KASIR PEKANBARU
SOFTWARE POS PEKANBARU
PT. LADFANID KONSULTINDO BATAM
JASA PEMBUKUAN PEKANBARU
JASA PERPAJAKAN PEKANBARU
JASA AKUNTANSI PEKANBARU